Eingangsrechnungen vorkontiert nach Odoo übernehmen
Mit dem Odoo GetMyInvoices Connector von 4EGrowth übernehmen Sie Eingangsrechnungen aus GetMyInvoices in Odoo – einschließlich PDF-Beleg und ausgelesener Rechnungsdaten. Über vorbereitete Zuordnungen werden der passende Lieferant, das Aufwandskonto und die Steuer in Odoo gesetzt. So reduzieren Sie die manuelle Erfassung und schaffen eine Grundlage für eine zügige Prüfung und Buchung.
Die Odoo GetMyInvoices Schnittstelle ist auf Eingangsrechnungen ausgerichtet. GetMyInvoices übernimmt das Sammeln und Auslesen der Belege; der Connector überträgt die Daten über die API nach Odoo. Die abschließende Prüfung und Buchung erfolgen in Odoo.
Von der Rechnung zur vorbereiteten Buchung
1. Rechnungen in GetMyInvoices sammeln und auslesen
GetMyInvoices ruft Rechnungen aus angebundenen Online-Portalen ab. Alternativ können Rechnungen per E-Mail oder Upload hinzukommen. Die OCR-Erkennung liest Rechnungsinformationen aus und stellt die Metadaten für die Weiterverarbeitung bereit.
2. Lieferanten, Aufwandskonten und Steuern zuordnen
Über die Portal- beziehungsweise Quellenzuordnung lassen sich in GetMyInvoices Tags für die Vorkontierung setzen. Diese Tags werden einem Aufwandskonto in Odoo zugeordnet. Der in GetMyInvoices hinterlegte Rechnungssender wird über eine ID mit dem passenden Odoo-Partner verknüpft. Auch die Steuer lässt sich über eine ID der entsprechenden Steuer in Odoo zuordnen.
3. Rechnungsdaten und PDF nach Odoo übertragen
Der Connector übernimmt die Eingangsrechnung mit ihren Metadaten, Beträgen, Steuerinformationen und dem PDF-Beleg. Er setzt den zugeordneten Lieferanten und das Aufwandskonto in Odoo. Die Rechnungsnummer wird auch in der Rechnungszeile hinterlegt.
4. In Odoo prüfen und buchen
Vergleichen Sie die übertragenen Angaben mit dem PDF-Beleg. Stimmen Lieferant, Rechnungsdaten, Kontierung, Beträge und Steuer überein, können Sie den Vorgang in Odoo buchen. Die fachliche Kontrolle bleibt damit ein bewusster Schritt in Ihrem Rechnungsprozess.
Praxisbeispiel: die monatliche Telekom-Mobilfunkrechnung
Ihr Unternehmen erhält jeden Monat eine Mobilfunkrechnung der Telekom. GetMyInvoices holt die Rechnung aus dem angebundenen Portal und liest die Rechnungsinformationen aus. Die Quelle ist dem Rechnungssender Telekom zugeordnet. Über ein vorbereitetes Tag wird das Aufwandskonto 6805 „Telefon“ im SKR 04 zugeordnet.
Der Odoo GetMyInvoices Connector übernimmt die Rechnung und den PDF-Beleg nach Odoo. Über das eingerichtete Mapping werden der Odoo-Partner Telekom, das Aufwandskonto 6805 und die passende Odoo-Steuer gesetzt. Die Rechnungsnummer erscheint in der Rechnungszeile; die Beträge werden mit übertragen. Anschließend prüfen Sie den Beleg und buchen die Rechnung.
Das Konto dient als Beispiel für einen entsprechend eingerichteten SKR-04-Kontenplan. Maßgeblich sind Ihr Kontenplan und die für den jeweiligen Beleg hinterlegten Zuordnungen.
Weniger Erfassung, mehr Zeit für die Prüfung
Wiederkehrende Lieferantenrechnungen müssen nicht jeden Monat vollständig neu zugeordnet werden. Einmal vorbereitete Zuordnungen unterstützen die Vorkontierung und verkürzen die anschließende Bearbeitung in Odoo.
Nach Praxiserfahrung von 4EGrowth lassen sich bei passenden Belegen und vorbereiteten Zuordnungen etwa 100 Eingangsrechnungen in 60 bis 90 Minuten bearbeiten. Der tatsächliche Aufwand hängt unter anderem von Belegqualität, Rechnungsumfang und notwendigem Prüf- oder Korrekturbedarf ab.
Was der Standardimport abdeckt
Der Connector übernimmt Dokument und Rechnungsmetadaten für die Vorkontierung. Einzelne Rechnungspositionen werden im Standardimport nicht aus GetMyInvoices übernommen. Rechnungen mit unterschiedlichen Steuersätzen werden deshalb nicht automatisch positionsweise aufgeteilt. Die Übernahme der Rechnungsnummer in eine Odoo-Rechnungszeile ist davon zu unterscheiden.
Weitere Hintergründe zu Ablauf, Mapping und Vorbereitung finden Sie in unserem Praxisartikel zur GetMyInvoices-Anbindung an Odoo.
Preis, Einrichtung und Updates
Der Odoo GetMyInvoices Connector ist für Odoo 16 bis 20 erhältlich. Der Kaufpreis beträgt einmalig 299 €. Enthalten sind 30 Minuten für Einrichtung und Support, einschließlich eines Setup-Gesprächs.
Bei vorhandener Odoo.sh-Umgebung kann 4EGrowth die Installation vornehmen. Einrichtung und Support über die enthaltenen 30 Minuten hinaus sowie zusätzlicher Einrichtungsaufwand außerhalb dieses Rahmens sind kostenpflichtig.
Ändert sich die API, stellt 4EGrowth die entsprechende Anpassung des Connectors kostenfrei bereit. Falls 4EGrowth ein Update beziehungsweise den aktualisierten Connector bei Ihnen erneut installieren muss, wird der Installationsaufwand berechnet.